Stichtag 01.01.2022: Die Einführung des elektronischen Urkundenarchivs

Im Laufe des Jahres 2022 kommt auf die Notariate erheblicher organisatorischer Änderungsbedarf durch die Einführung des elektronischen Urkundenarchivs zu.

Bereits am 01.06.2017 ist das Gesetz zur Neuordnung der Aufbewahrung von Notariatsunterlagen und Einrichtung des Elektronischen Urkundenarchivs bei der Bundesnotarkammer (Urkundenarchivgesetz) in Kraft getreten. Dieses hat weitreichende Änderungen in der DONot, BNotO und im BeurkG mit sich gebracht. Unter anderem wurde mit den §§ 36 BNotO n.F. und 59 BeurkG n.F. die Rechtsgrundlage für die NotAktVV geschaffen, die Näheres zur Akten- und Verzeichnisführung im Notariat regelt und in dieser Hinsicht die bisher in der DONot enthaltenen Regelungen ersetzt. Die NotaktVV ist teilweise schon am 29.10.2020 in Kraft getreten, die in ihr enthaltenen Bestimmungen zum elektronischen Urkundenarchiv allerdings erst am 01.01.2022.

Dem entsprechend muss jeder Notar ab dem 01.01.2022 ein Urkundenverzeichnis und ein Verwahrungsverzeichnis im Elektronischen Urkundenarchiv führen. Das Urkundenverzeichnis ersetzt die Urkundenrolle, das Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und das Erbvertragsverzeichnis. Das Verwahrungsverzeichnis ersetzt das Massen- und Verwahrungsbuch, die Anderkontenliste sowie das Namensverzeichnis zum Massenbuch. 

Ab dem 1. Juli 2022 sind alle neu errichteten Urkunden verpflichtend einzuscannen und als „elektronische Fassung der Urschrift“ in der elektronischen Urkundensammlung zu verwahren. Ausfertigungen und Abschriften können dann unmittelbar von dieser elektronischen Fassung erteilt werden. Jede Notarurkunde wird es somit auch digital geben.

Die Anforderungen an die Überführung der Urkunden in die elektronische Form regelt § 56 BeurkG. Danach ist der Notar verpflichtet, bei der Übertragung der entsprechende Dokumente in die elektronische Form durch geeignete Vorkehrungen „nach dem Stand der Technik“ sicherzustellen, dass die elektronischen Dokumente mit den in Papierform vorliegenden Schriftstücken inhaltlich und bildlich übereinstimmen. Die Einhaltung dieser Vorkehrungen nach dem Stand der Technik sind als Amtspflicht ausgestaltet (Sollvorschrift), nicht aber als Wirksamkeitsvoraussetzung. Zur Ermittlung des Standes der Technik kann zum Beispiel auf die technische Richtlinie 03138 (TR-RESISCAN) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik zurückgegriffen werden.

Zudem muss der Notar nach § 56 Abs. 1 BeurkG in einem Vermerk die inhaltliche und bildliche Übereinstimmung dokumentieren.

Besonderheiten gelten für Verfügungen von Todes wegen, die gemäß § 34 Abs. 4 BeurkG nicht in die elektronische Form übertragen werden dürfen. Daher ist ab dem 01.01.2022 die Führung einer Erbvertragssammlung gemäß § 55 Abs. 3 BeurkG erforderlich. 

Die Führung von Nebenakten ist gemäß dem bereits am 01.01.2020 in Kraft getretenen § 35 Abs. 2 S. 1 BNotO sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form möglich. Die gesetzliche Regelung lässt auch zu, dass Nebenakten teilweise papierförmig und teilweise elektronisch –also hybrid –geführt werden.

Zur Unterstützung der Notariate haben wir am 26.04.2022 und am 10.05.2022 kostenlose Webinare veranstaltet, in denen wir Hilfestellungen bei der Bewältigung der mit der Einführung des elektronischen Urkundenverzeichnisses verbundenen organisatorischen Herausforderungen geleistet haben. Weitere Informationsveranstaltungen sind in Planung. 

Mitglied der Geschäftsleitung, Prokurist

Stephan Kohlhaas

+49 (0)2234.95354-50
s.kohlhaas@vlub.de

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